Politique de confidentialité

1. Identité du responsable de traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées sur le site Rizom Meeting est :

• Dénomination sociale : RIZOM (exerçant sous l’enseigne Rizom Meeting)
• Forme juridique : SARL unipersonnelle au capital de 5 000 €
• SIREN : 885 090 563
• Siège social : 18 rue Imbert Colomès, 69001 Lyon
• Lieu d’accueil et adresse de correspondance : 9 rue Diderot, 69001 Lyon
• Représentant légal : Charles Morise
• Email : hello@rizom-meeting.com
• Téléphone : 06 88 63 05 31

2. Quelles sont les données personnelles collectées ?

Dans le cadre de votre navigation sur notre site et de l’organisation de vos événements professionnels (réunions, séminaires, formations, team building, soirées), Rizom Meeting est susceptible de collecter les catégories de données suivantes :

• Données d’identification et de contact professionnel : Nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, nom de l’entreprise, fonction.
• Données relatives à votre projet événementiel : Date souhaitée, nombre de participants, type d’événement, besoins matériels spécifiques, messages transmis via le formulaire de contact ou par email.
• Données liées à la restauration : Préférences, allergies ou contraintes alimentaires communiquées volontairement pour l’organisation des repas sur place (ces données ne sont traitées que ponctuellement pour le bon déroulé de la prestation).
• Données de facturation et de règlement : Adresse de facturation, historique des devis et factures, coordonnées bancaires (dans le cadre de règlements par virement).
• Données de navigation : Adresse IP, type de navigateur, pages consultées, durée de consultation, données collectées via les cookies et traceurs (ex. : carte interactive Google Maps, widget d’avis clients Trustindex).

3. Finalités et bases légales des traitements

Vos données personnelles ne sont collectées que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes :

4. Destinataires des données

Vos données personnelles sont strictement confidentielles et destinées exclusivement à l’équipe interne de Rizom Meeting. Elles ne font l’objet d’aucune vente, location ou cession à des tiers à des fins commerciales.

Peuvent toutefois avoir accès à certaines de vos données, dans la stricte limite de leurs attributions :

• Nos prestataires techniques et sous-traitants :
• L’hébergeur du site web : OVH (2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France).
• Notre outil d’envoi d’emails et de gestion de newsletter (Brevo).
• Nos partenaires d’affichage de services tiers (Google Maps pour la géolocalisation, Trustindex pour l’affichage certifié des avis Google).
• Nos prestataires comptables, juridiques et bancaires (pour la gestion de la facturation).
• Les autorités administratives ou judiciaires, uniquement sur réquisition légale.

(Note : Si une réservation est initiée via une plateforme partenaire telle que Kactus, Funbooker, ABC Salles, Spotlag ou La Clé, vos données nous sont transmises par ces partenaires conformément à leur propre politique de confidentialité afin que nous puissions traiter votre demande).

5. Transfert de données hors de l’Union Européenne

Par principe, nous privilégions l’hébergement et le traitement de vos données au sein de l’Union Européenne (notamment via notre hébergeur français OVH).

Toutefois, l’utilisation de certains outils tiers intégrés au site (tels que Google Maps ou des outils d’analyse et de réseaux sociaux comme LinkedIn, Instagram, Facebook) peut impliquer un transfert de données techniques vers les États-Unis. Dans ce cas, ces transferts sont encadrés par le Data Privacy Framework (cadre de protection des données UE-États-Unis) ou par les Clauses Contractuelles Types de la Commission Européenne.

6. Durée de conservation des données

Rizom Meeting conserve vos données personnelles uniquement pendant le temps nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées :

• Prospects (demandes de contact / devis sans suite) : 3 ans à compter du dernier contact émanant de votre part.
• Clients (données liées aux réservations et contrats) : Toute la durée de la relation commerciale, puis archivage pendant 5 ans à des fins de preuve juridique, et 10 ans pour les pièces comptables et factures (obligation légale).
• Contraintes ou allergies alimentaires : Supprimées dès la fin de l’événement concerné.
• Inscrits à la newsletter : Jusqu’à votre désinscription (via le lien de désabonnement intégré à chaque email) ou après 3 ans d’inactivité.
• Cookies et données de navigation : Maximum 13 mois pour le dépôt des cookies et 25 mois pour les données de mesure d’audience associées.

7. Sécurité des données

Rizom Meeting met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données personnelles contre toute perte, altération ou accès non autorisé (utilisation du protocole sécurisé HTTPS/SSL sur le site, accès restreints par mots de passe sécurisés, hébergement sécurisé).

8. Gestion des cookies

Lors de votre navigation sur le site Rizom Meeting, des cookies (petits fichiers textes) peuvent être déposés sur votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone) :

1. Cookies strictement nécessaires : Indispensables au bon fonctionnement technique du site et à la sauvegarde de vos préférences de confidentialité. Ils ne nécessitent pas votre consentement.
2. Cookies fonctionnels et tiers : Permettent d’afficher des contenus interactifs tels que la carte Google Maps ou le widget d’avis Trustindex, ainsi que les liens de partage vers nos réseaux sociaux (LinkedIn, Instagram, Facebook).
3. Cookies de mesure d’audience : Permettent d’établir des statistiques anonymes de fréquentation pour améliorer nos contenus.

Vous pouvez à tout moment accepter, refuser ou paramétrer le dépôt des cookies via le bandeau de gestion des cookies présent sur notre site, ou directement via les paramètres de votre navigateur internet.

9. Vos droits sur vos données personnelles

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d’accès : Obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie.
• Droit de rectification : Demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : Demander la suppression de vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation.
• Droit à la limitation du traitement : Demander la suspension temporaire de l’utilisation de certaines de vos données.
• Droit d’opposition : Vous opposer à tout moment au traitement de vos données pour des motifs légitimes, ou sans motif concernant la prospection commerciale (newsletter).
• Droit à la portabilité : Récupérer les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et lisible.
• Directives post-mortem : Définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits à tout moment en nous contactant :

• Par email : hello@rizom-meeting.com
• Par courrier postal : Rizom Meeting – 9 rue Diderot, 69001 Lyon

Nous nous engageons à vous répondre dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de votre demande (un justificatif d’identité pourra vous être demandé uniquement en cas de doute raisonnable sur votre identité).

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en France : la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) via son site web www.cnil.fr.

10. Modification de la politique de confidentialité

Rizom Meeting se réserve le droit de faire évoluer la présente Politique de Confidentialité à tout moment, notamment pour se conformer aux évolutions légales, réglementaires ou techniques. La version en vigueur est celle accessible en ligne sur le site à la date de votre consultation.