Conditions Générales de Vente de Rizom Meeting

Article 1 – Champ d’application

Les présentes conditions générales s’appliquent aux prestations liées à l’organisation d’évènements par Rizom Meeting et notamment à toute mise à disposition de locaux et services associés (les “prestations de services”).

Les relations entre les parties au titre des prestations de services sont régies par le devis établi par Rizom Meeting et accepté par le Client et les présentes conditions générales de prestations de services.

Article 2 – Commandes/devis

2.1 Passation des commandes

Toutes les offres de Rizom Meeting font l’objet d’un devis écrit communiqué au Client, sur la base des besoins qui auront été préalablement exprimés précisément par ce dernier (nombre de participants, nombre de repas, horaires etc…). Le délai de validité des offres est limité à 30 jours à compter de leur date d’émission. La signature du devis par le Client entraîne l’acceptation des présentes conditions générales de vente et des conditions particulières spécifiées sur le devis.

2.2 Annulation d’une commande

Toute annulation de la commande par le Client doit être effectuée par écrit et entraîne l’application des conditions d’annulation suivantes : – Au-delà de 90 jours ouvrés avant la date de l’évènement, la commande peut être annulée sans frais et l’acompte versé sera restitué. – de 90 à 14 jours ouvrés avant la date de l’évènement, 50% du montant de la commande sera facturé au Client. – Moins de 14 jours ouvrés avant la date de l’événement, 100% du montant de la commande sera facturé au Client. Rizom Meeting se réserve en outre de répercuter au Client les frais engagés auprès de fournisseurs et/ou prestataires pour les besoins de l’évènement objet de la demande d’annulation, ainsi que les éventuelles pénalités qui seraient appliquées par ces derniers du fait de l’annulation.

Article 3 – Commandes/devis

Les prestations sont fournies aux tarifs en vigueur au jour de la réservation selon le devis préalablement établi par Rizom Meeting et accepté par le Client. Les tarifs s’entendent nets et HT. Une facture est établie par Rizom Meeting et est remise au Client. Un acompte de 50%, selon les conditions tarifaires, sera adressé par le Client à Rizom Meeting pour validation de la réservation. Une facture comprenant le premier versement ainsi que le solde restant dû, sera adressée au Client après le jour de prestation. Le paiement se fait par le Client à réception de facture par chèque, à l’ordre Rizom Meeting ou par virement bancaire.

Article 4 – Modification des prestations

Le nombre exact de participants qui servira de base à la facturation doit être confirmé par écrit à Rizom Meeting (charles@rizom-meeting.fr) au plus tard 5 jours ouvrés avant la date de l’événement.. Si le Client ne confirme pas dans le délai de 5 jours ouvrés, la facturation s’établira sur la base du : * Nombre de participants indiqué lors de la réservation s’il est supérieur au nombre de participants effectifs * Nombre de participants effectifs s’il est supérieur au nombre de participants indiqué lors de la réservation La modification de réservation n’est ferme et définitive qu’après réception de la confirmation faite par Rizom Meeting

Article 5 – Obligations des parties

5.1 Déroulement de l’évènement – Occupation des locaux

L’événement doit être conforme à celui défini dans le bon de commande. Rizom Meeting se réserve le droit d’interdire ou de faire interdire, sans indemnité pour le Client, tout changement apporté à la définition agréée dans le bon de commande, dans le cas où un tel changement n’aurait pas un caractère licite ou serait de nature à porter atteinte au nom, à l’image de marque ou à la notoriété de Rizom Meeting. La durée de l’événement doit être conforme à la plage horaire visée au Contrat. Sauf accord dérogatoire préalable de Rizom Meeting, l’occupation et la libération des locaux devront intervenir conformément à la plage horaire convenue entre les parties. Le Client s’engage à utiliser les locaux, les biens meubles et le matériel mis à disposition conformément à leur destination et s’interdit de les détériorer ou les dégrader.

Tout aménagement ou décoration additionnelle des locaux doit être préalablement autorisé par Rizom Meeting. Toute fixation aux murs ou aux plafonds de quelque support ou visuel que ce soit, au moyen de punaises, clous, crochets, est expressément interdit. La mise à disposition de quelque bien meuble ou matériel que ce soit pendant la durée de l’évènement n’entraîne aucun transfert de propriété au profit du Client. Aucune prestation ou intervention additionnelle d’un tiers, ne pourra être réalisée dans les locaux sans l’accord préalable de Rizom Meeting.

5.2 Bon voisinage – Sécurité

Le Client s’engage à respecter toutes les règles de bon voisinage et de bienséance afférente à l’immeuble dans lequel sont situés les locaux et s’interdit, en particulier, d’occasionner des nuisances sonores, notamment dans les locaux et les parties communes.

Le Client s’engage à respecter et à faire respecter par les participants les consignes intérieures de sécurité de Rizom Meeting ainsi que les prescriptions législatives et réglementaires sur la sécurité contre l’incendie, notamment à ne pas gêner l’accès aux services de secours et le bon fonctionnement des dispositifs incendie. Le Client s’engage en son nom propre et au nom et pour le compte de ses collaborateurs ou invités, à ne pas fumer à l’intérieur des locaux et à ne pas introduire d’alcool dans les locaux. Le Client s’engage à respecter les capacités d’accueil qui sont indiquées par Rizom Meeting et à ne pas dépasser les effectifs maximum autorisés; le Client sera seul responsable des conséquences résultant d’un dépassement de capacité, sans préjudice pour Rizom Meeting du droit de faire évacuer les locaux par tous moyens.

Article 6 – Cas de force majeure

Rizom Meeting se réserve la possibilité d’annuler une prestation en cas de force majeure (incendie, explosion, catastrophe naturelle, contraintes administratives…), de fermeture administrative obligatoire ou tout autre fait indépendant de sa volonté. Dans ce cas, l’acompte éventuellement versé sera remboursé sans que le client puisse prétendre à une quelconque indemnisation supplémentaire.

Article 7 – Réglementation de la prestation

Il ne sera admis dans l’établissement aucun animal. Tout matériel apporté par le Client qui pourrait se révéler dangereux sera refusé. Dans le cas où Rizom Meeting n’assurerait pas les prestations musicales ou d’animation, les déclarations concernant les droits d’auteurs lors d’une manifestation avec musique doivent être faites par le client lui-même auprès de la SACEM. Rizom Meeting décline toute responsabilité en cas de vol ou de dégâts causés à tout type d’objet ou de bien (effet personnels, bagages à main, matériels…) appartenant au Client. Rizom Meeting facturera au Client tout dégât causé dans les lieux de la prestation par lui-même ou par l’un des participants à l’événement. Rizom Meeting déclare être assuré auprès d’une compagnie pour sa responsabilité civile d’exploitation.

Article 8 – Assurance

Selon la nature de l’événement, Rizom Meeting se réserve le droit de solliciter du Client qu’il lui fournisse une attestation d’assurance « Responsabilité Civile » détaillant les risques et montants garantis au titre de l’exécution du Contrat.